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Cette nouvelle version est conçue pour que chaque collaborateur de l’entreprise puisse participer en toute facilité aux discussions et démarches relatives à l’amélioration des processus métier. Blueprint amène le concept de réseau social au cœur de l’entreprise, tout en axant ces échanges sur la problématique clé de l’amélioration des processus métier.
Dans un rapport publié en février dernier, Clay Richardson, analyste senior chez Forrester Research, indique que « Lombardi Blueprint apporte une solution SaaS aussi économique qu’élégante, offrant de multiples avantages en termes de collaboration, de simplicité d’utilisation et de centralisation du référentiel de processus ». Et d’ajouter que « Lombardi est l’un des tout premiers éditeurs de solutions de BPM à tenir l’engagement de simplicité d’utilisation, pour le plus grand bénéfice des analystes de processus. » Avec la version Spring ’09 de Blueprint, fonctions avancées de collaboration et simplicité d’utilisation deviennent accessibles au plus grand nombre.
Faire participer le plus grand nombre à l’amélioration des processus métier
Historiquement, les outils de schématisation et de cartographie des processus se sont avérés pour le moins limités, permettant au mieux de représenter graphiquement les processus. Mais la représentation graphique ne constitue qu’une petite partie du travail d’identification des processus et de définition des axes d’amélioration pour l’entreprise. À l’exception des analystes techniques, les salariés issus d’unités opérationnelles, les partenaires ou encore les clients de l’entreprise ont peu de moyens – voire aucun – de participer aux discussions sur l’amélioration des processus métier. Pourtant, si l’on regarde au-delà du marché du BPM, on peut trouver de nombreux exemples de sites de réseaux sociaux qui, à l’instar de Facebook, de Ning, de Linked In ou encore de Twitter, ont su créer de véritables communautés d’intérêt en utilisant des techniques novatrices de réseau social. La version Spring ’09 de Blueprint applique à l’amélioration des processus métier les enseignements tirés de ces expériences et les stratégies mises en œuvre avec succès par ces communautés.
Blueprint stimule la créativité de chaque utilisateur impliqué dans un processus en lui permettant de consulter « en lecture seule » des cartes et schémas de processus, et ce tout en lui offrant la possibilité de communiquer avec les auteurs du processus considéré et de leur faire part directement de ses commentaires. Via des fils de type Facebook, les « Participants » sont alertés en cas de réponse à leurs commentaires, en cas de modification des processus auxquels ils sont associés, ou encore lorsque d’autres collègues rejoignent ou quittent leurs groupes de travail. Blueprint permet tout cela sans que l’utilisateur n’ait à maîtriser les méthodologies et autres techniques de représentation graphique des processus. Dans le même temps, les « Auteurs » Blueprint ont toujours la possibilité de consulter les cartes, les schémas et autres documentations relatives aux processus. Ils peuvent aisément intégrer les commentaires et suggestions des « Participants », et ce directement dans le processus via Blueprint.
« Cela change totalement notre manière d’envisager les liens existant entre une démarche de changement des processus, d’une part, et une démarche d’amélioration des activités de l’entreprise, d’autre part. Le processus n’est autre qu’un ‘zoom’ par l’intermédiaire duquel nous discutons de nos activités mais la plupart des gens souhaitent dire rapidement ce qui, selon eux, leur permettrait de gagner en efficacité dans leur travail. Certains peuvent penser que Blueprint risque de nuire au rôle d’intermédiation que peut jouer la boîte à idées au sein d’une organisation ; Blueprint recueille ces idées, les structure automatiquement et permet enfin aux ‘personnes concernées par le processus’ d’intégrer ces suggestions directement à leurs pratiques et documentations de processus. Dans le même temps, chaque collaborateur a la possibilité de suivre les mesures découlant de ses éventuelles suggestions et peut contribuer à la réflexion qui s’ensuit pour faire de chaque idée un véritable vecteur de changement du processus », explique Barton George, directeur du développement et du marketing chez Lombardi Blueprint.
La version Spring ‘09 de Lombardi Blueprint apporte d’importantes améliorations et innovations permettant aux entreprises d’accroître l’efficacité de leurs actions de découverte et de documentation des processus métier, partout dans le monde :
• Des échanges plus riches et une meilleure exploitation des processus – Blueprint propose un nouveau rôle de « Participant » permettant à tout individu interne ou externe à l’entreprise de consulter les commentaires relatifs aux processus, d’en soumettre et de collaborer avec les autres participants. Les contrôles d’accès apportent la garantie que les bonnes personnes ont accès aux bons processus.
• Commentaires et suggestions – Blueprint permet désormais aux utilisateurs de soumettre leurs commentaires et suggestions d’amélioration des processus en toute facilité. De façon comparable, les auteurs de processus peuvent confortablement consulter, trier, et réagir à toute suggestion.
• Suivre et réutiliser les ressources communes – La fonctionnalité « Where Used » de Blueprint permet d’identifier instantanément où les ressources de processus sont utilisées et référencées, et ce à tous les niveaux de l’entreprise.
• Navigation – La taxonomie de Blueprint prend désormais en charge la création, la catégorisation et le tagging automatiques des métadonnées de processus, permettant ainsi aux utilisateurs de naviguer plus facilement à travers leurs listes d’articles publiés, aussi étendues soient-elles.
• Notifications – La page de connexion de Blueprint vous avertit immédiatement des nouveaux processus publiés et vous indique les processus modifiés parmi ceux auxquels vous êtes associés. Vous savez également qui a commenté tel ou tel processus.
Ce que les clients disent de Lombardi Blueprint :
• « Je suis impatiente de découvrir la nouvelle version de Lombardi Blueprint car la question qui se pose de plus en plus souvent est de quelle manière nous pouvons impliquer un plus grand nombre de personnes. Et le fait de pouvoir entourer les auteurs de processus d’autres participants répond précisément à cette problématique. Le fait de mettre des participants dans la boucle nous permet d’obtenir davantage de commentaires et nous aidera à lever les barrières pour que notre démarche d’amélioration des processus franchisse un nouveau cap », explique Rachel Pace-Maron, directrice des services de support aux opérations chez PRC, un fournisseur de solutions professionnelles pour la gestion des relations clients.
• « Lors de la mise en œuvre d’un projet, il est vraiment difficile de mettre tous les contenus en phase », déclare Stacie Kenney, analyste senior en processus métier chez West Bend Mutual Insurance. « Blueprint est formidable en cela que tous les contenus sont hébergés en un seul et même point, ce qui en facilite l’actualisation – contrairement aux approches nécessitant la mise à jour de contenus disséminés sur une multitude de sites. Quant aux fonctionnalités de collaboration et de cartographie, elles nous sont d’une très grande utilité. »
• « En utilisant Blueprint pour communiquer nos processus et renforcer le travail collaboratif dans notre entreprise, nous avons profondément transformé le fonctionnement de notre association », explique Gordon Andersen, en charge de la gestion des processus d’entreprise au sein de l’association Tillamook County Creamery Association. « Nous avons pu réduire de façon drastique les doublons de processus, les données incohérentes et nous commençons à combler les écarts pouvant exister entre nos silos fonctionnels. »
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